応募書類の記録を残して面接に備えよう！！

応募書類を提出する前に必ず応募書類の記録を残しておきましょう。
現物のコピーでもパソコン上でもかまわないので、応募先ごとにファイルを作ったり、ノートに貼り付けたりして保存しておくことをお勧めします。

面接では、書類に書いたことを中心に質問されます。内容を忘れてつじつまの合わない発言をすると信用性を疑われてしまいます。書いている内容も企業ごとに違うのでなおさらです。面接時に改めて「入社志望書」などの書類を書くこともあり、気を抜かないように注意しましょう。

また、不採用が続く場合、何がいけなかったのか探るうえでも参考になります。

ファイリング方法の例
ノートやバインダーなどを利用した方法
○企業ごとにインデックスをつけると見やすい。
○コピーした履歴書・職務経歴書などを貼る。
○募集広告も貼る。
○応募書類の送付日や面接日時、場所、面接時の質問内容などもメモしておくと良い。
○企業研究した内容、疑問点などもまとめて書き込む。

定型外封筒を利用する方法
○コピーした応募書類や、企業研究資料、面接時の質問などは中に保存する。
○企業ごとに封筒を分け、表に企業名を書く。
○募集広告を貼りつける。
○応募書類の送付日や面接日時や場所なども表にメモ。

このように自分のわかりやすい方法でまとめておきましょう。

インターネットで応募する時の注意点

インターネットを経由して応募する方法には、“＜１＞企業や転職サイトに用意されたフォームに必要事項を書き込んで応募する方法”と“＜２＞企業や転職サイトに用意されたフォームに必要事項を書き込んで応募する方法”の２つのパターンがあります。

＜１＞企業や転職サイトに用意されたフォームに必要事項を書き込んで応募する方法
企業や転職サイトに用意されたフォームで応募する際、注意したいのは、横着してどの会社にも使いまわせそうなデータをたくさん送っても、簡単に面接にはたどり着けないということです。
インターネット上で募集をかけるのは、広く優秀な人材を募集したいという目的があり、たくさんの応募者が集まることも予想されますので、ここを突破するだけでも大変なことです。

また、インターネット上の応募では書き込みや修正が比較的ラクなため、事前によく考えずに思いつきの記述をしがちだという点にも注意が必要です。ここをパスすると、たいていは次に履歴書や職務経歴書の提出を求められます。最初に贈ったデータと、後で提出した応募書類が一貫していないと信用問題になります。


＜２＞企業や転職サイトに用意されたフォームに必要事項を書き込んで応募する方法
さて、応募書類をメールで送る場合はどこに気をつけたらよいでしょう？
まず、履歴書と職務経歴書のファイルを添付します。つくり方は紙の場合と同じように作成してかまいません。
履歴書・職務経歴書テンプレートはこちらを参考にしてください。

メールで送付する時は、メール本体が添え状になります。紙の添え状とメールでは、より簡潔に書くことが求められます。必要なことはなるべく履歴書や職務経歴書に落とし、確実に開いてもらえるように、件名は「応募書類送付の件」などと一目でわかるものにしましょう。

また、最近は安全性の問題から添付ファイルを嫌う企業も多くなっています。応募先から具体的な指示がない場合は、どうするのか事前に確認しておくと良いでしょう。

インターネットを上手に活用しよう

いまや求人にインターネットを全く使わない企業の方が少数派ですし、インターネット上でしか募集してないところもあります。もはや転職活動中にインターネットは欠かせません。インターネット上の求人には３パターンあります。

転職情報サイト
主に就職情報誌のサイトなどが運営していることが多い。
用意されているフォームに必要事項を書き込み、送信すると企業に応募できる。会員登録が必要なことが多い。
ハローワークなど公的な機関が運営しているサイトもほぼ同じ仕組み。


人材紹介会社のサイト
仕組みや利用方法は求人サイトとほぼ同じ。
民間の会社が運営しているが、登録料や紹介料など手数料は無料のところがほとんどで、コンサルタントがアドバイスをくれる。
サイトによっては、得意分野が異なるので、希望する仕事に強いサイトを選ぶのがコツ。なかには、一般公募にない求人も・・・。

企業の自社サイト
採用情報を自社サイトに掲載している企業は意外と多い。通年採用で常時募集している企業もなかにはあるので、気になるとことはチェックする。

郵送トラブルをどう対処するか

郵送に関するトラブルは、事前に防止策を取っておくのはもちろんですが、もしミスしてしまったらどう対処すれば良いのか心得ておきましょう。

郵便料金不足　：　自分では気づきにくいので、ポストに投函せず、直接郵便局の窓口に出すことで回避できます。

締め切りに遅れる：　約束を守るのが常識です。どうしても応募したければ、即刻採用担当者に連絡を取り、応募書類を送付してよいかたずねましょう。遅れた理由を言い訳しないで、率直に言うことが大切です。応募を許されたら、持参を提案し、ダメな場合は速達を利用します。

送ったあとでミスに気づいた：　出す前にチェックをするのが当たり前ですが、それでも記入ミスがあった場合は、すぐ連絡して事情を説明し、訂正書類を再送しても良いか聞いてみましょう。
書類選考を通過してからでは、誠意を疑われるので対応はすばやくしてください。また、一度に複数の企業に応募している場合、くれぐれも入れ間違いのないように気をつけてください。

宛名の書き方

宛名の書き方にも、ビジネス上のルールがあります。応募者の常識レベルが一目でわかってしまうところなので、注意しながら正しく書きましょう。

＜表＞
　住所　：　郵便番号と封筒の右端から１〜２センチほどあけて、原則として1行でかきます。2行になるときは、2行目を１字下げます。郵便番号も忘れずに記入しましょう。

　会社名　：　必ず正式名称で書くようにしましょう。（株）は省略しないで「株式会社」と書いて、失礼のないようにしましょう。書く位置は、封筒の中央よりやや右に、住所より下げた位置から書きましょう。

　宛名　：　敬称に注意してください。組織宛は「御中」、個人宛なら「様」です。担当者がわかる場合は、「○○部△△様」、わからなければ、「○○部　採用ご担当者様」「○○部御中」などとするのが一般的です。中央に他の文字より大きめに記入します。

　脇付　：　左端に必ず朱書きで「応募書類在中」「求職書類在中」などと、内容物の説明を書きましょう。

＜裏＞
　住所・氏名　：　基本的に住所は継ぎ目の右側、名前は継ぎ目の左側に書きます。住所は履歴書の現住所と同じものを省略せずに書きます。郵便番号は欄がなくても、住所の上に書くようにしましょう。

　封じ目　：　必ずのりづけにし、テープやホッチキスはタブーです。「〆」「緘」「封」などと書きます。

　投函日　：　右肩に記入します。履歴書の日付と一致するようにしましょう。